Некоторые вопросы проще и быстрее решать голосом, не расписывая полотна сообщений и писем. В IT важно уметь быстро находить решение, и мы в Evercode Lab стараемся сделать так, чтобы все все наши синки (встречи) были быстрыми, ёмкими и результативными.
Делимся советами, как эффективно проводить синки, чтобы быстро решать проблемы и не беспокоить коллег по пустякам.
Что такое синки и зачем они нужны
Синк — это короткая рабочая встреча, где команда синхронизирует статус задач, обсуждает блокеры и договаривается о следующих шагах. Он помогает не теряться в процессе, понимать, кто чем занят, и выявлять проблемы до того, как они станут серьёзными. В отличие от больших созвонов, синки проходят быстро и по сути. Это формат, который помогает держать фокус, не распыляться и не тратить время на лишние обсуждения. В Evercode Lab мы используем синки как часть ежедневной командной коммуникации.
Прежде чем назначить кому-либо встречу, в Evercode Lab мы спрашиваем себя: точно ли нельзя обсудить все моменты текстом? Если ответ утвердительный — погнали. Но встреча ради встречи никому не нужна. Особенно если в конце ты всё равно пишешь в чате то, что можно было обсудить сразу.
Чтобы не тратить своё и чужое время, на все встречи мы приходим подготовленные. Это значит — заранее продуманный список вопросов, чёткая цель и понимание, с чем ты хочешь выйти из разговора. Так синки остаются короткими, конкретными и действительно полезными.
Почему они важны в IT-компаниях
Как подготовиться к рабочей встрече в IT-компании
- Определяем цели
До любой встречи важно понять, какую проблему ты хочешь решить этой встречей, ставишь цели. И, конечно, обосновывать для себя и коллег, почему это нельзя решить в переписке.
- Составляешь адженду
Когда цели определены, а встреча поставлена, мы составляем адженду. Адженда – это повестка встречи, т.е. то, что вы с коллегами будете обсуждать. Обычно она включает самые важные темы для обсуждения. Лучше всего выслать список другой стороне заранее до встречи, чтобы человек тоже мог подготовиться. Иногда на этом этапе может выясниться, что встречаться не обязательно, и достаточно обсудить всё в сообщениях.
- Бронируешь переговорку
Если встреча запланирована, нужно забронировать переговорку заранее, чтобы не бегать по офису в поисках свободного места. В больших IT-компаниях переговорки лучше бронировать сразу после того, как договорились о встречи.
- Готовишься к встречи
Да, к встречам очень важно готовиться. Если ты понимаешь, что не подготовился, попроси перенести встречу. Нет ничего хуже, чем тратить чужое время на невнятные тезисы.
Если ты видишь, что коллега не подготовился, смело говори: “Чел, я вижу сейчас ты сам не очень понимаешь, чего ты хочешь. Давай не будем тратить время друг друга и вернемся к этому вопросу, когда ты сформулируешь проблематику”.
Лучше перенести встречу, чем сидеть на бесполезных созвонах.
- Подводим итоги после встречи
После того, как встреча завершилась важно резюмировать решения и договоренности, чтобы избежать недопонимания. Это помогает убедиться, что все понимают, что от них ожидается после синка.
В Evercode Lab мы пишем фоллоу-ап фиксируем письменно все договоренности во внутренних каналах команды с дедлайнами. Это поможет избежать “я такого не говорил”, “мы об этом не договаривались” и далее по списку.
Как писать фоллоу-апы
Follow-up (фоллоу-ап, ФАП) – это письменно зафиксированное саммари устной беседы, с прописанными договоренностями. Пишется после каждой встречи.
Качественный follow-up содержит:
- краткое содержание разговора, лучше тезисно
- достигнутые договоренности с указанием сроков выполнения
Писать их лучше всего сразу после встречи, в крайнем случае – в течение нескольких часов, чтобы не забывать важные детали. Также желательно делать это в почте, а не в рабочих чатах в мессенджерах, чтобы исключить возможность редактирования сообщений, или в слаке. Подробнее о фоллоу-апах рассказали в этой статье.
Стать частью команды Evercode Lab и зависать с нами на редких, но полезных синках, можешь откликнувшись на вакансии по на нашем сайте.
А ещё подписывайся на наш Telegram-канал и группу в Вконтакте, там публикуем горячие вакансии, анонсируем набор на бесплатное онлайн-обучение, набор на стажировки и рассказываем о жизни в компании.