Как успевать делать задачи в срок, достигать поставленных бизнес-целей и избежать выгорания? Всё начинается с правильной расстановки приоритетов.
Талант, с которым рождаются, или навык, который можно прокачать?
Талантом можно назвать, например, способность мгновенно оценивать ситуацию или иметь хорошую интуицию, но вот умение правильно расставлять приоритеты — это навык, тесно связанный с самодисциплиной, самоконтролем и чётким пониманием своих целей. Расстановка приоритетов нужна для того, чтобы помочь тебе направить фокус на те задачи, которые действительно имеют ценность, а не стремиться сделать всё везде и сразу, распыляясь на множество задач одновременно.
С чего начать развивать этот навык?
Отличным помощником будет Матрица Эйзенхауэра — один из самых популярных способов расставлять приоритеты, который помогает разбить задачи на четыре категории:
- Важно и срочно — делаем сразу.
- Важно, но не срочно — планируем на будущее.
- Не важно, но срочно — делегируем.
- Не важно и не срочно — откладываем или забываем.
Но если срочность задачи определяется сроками, то как понять её важность? Всё просто: влияние на конечный результат. Насколько задача приближает тебя к основной цели проекта? Решает ли текущие проблемы? Это и есть критерии, которые помогут понять, что стоит делать в первую очередь.
Для оценки важности задач можно использовать метод RICE, который включает четыре ключевых элемента:
- Reach (Охват): Сколько людей или процессов затронет эта задача?
- Impact (Воздействие): Насколько заметным будет эффект от выполнения задачи? Как это повлияет на конечный результат?
- Confidence (Уверенность): Есть ли уверенность в ценности или сложности задачи?
- Effort (Усилия): Сколько ресурсов (время, сотрудники, деньги) потребуется для реализации задачи?
Задача становится более приоритетной, если её Reach, Impact и Confidence высоки, а Effort минимален.
Также важно понять, какую ценность задача принесёт бизнесу:
- Повышение дохода?
- Снижение рисков?
- Удовлетворённость клиентов?
- Усиление безопасности?
Представь, что в проекте есть две задачи:
- Устранить баг с безопасностью.
- Разработать новый интерфейс.
К какой приступишь в первую очередь? Пожалуй, к первой, так как игнорирование бага может привести к утечке данных пользователей. Новый интерфейс тоже важен, но его можно отложить до тех пор, пока не решится проблема с безопасностью.
ПриорITетность: какое место занимает задача?
В IT приоритеты задач напрямую зависят от специализации сотрудника. Каждый из них фокусируется на разных аспектах работы, что влияет на расстановку приоритетов:
- Разработчик сосредоточен на устранении багов и добавлении функционала.
- Тестировщик — на поиске и исправлении ошибок.
- Продуктовый менеджер оценивает задачи с точки зрения их бизнес-ценности и потребностей пользователей.
- Системный администратор и DevOps работают над безопасностью и стабильностью системы.
Каждая из этих ролей имеет свой подход к приоритизации, и важно учитывать это в рамках общего процесса разработки и поддержки проекта. В условиях многозадачности, когда нужно одновременно устранять баги, внедрять улучшения и вести тестирование, без чёткой расстановки приоритетов можно легко сбиться с пути.
Когда время ограничено, правильная приоритизация становится необходимой для успешного выполнения задач и сохранения ресурса.
Конечно, не забываем и про обратную связь от самих пользователей, ведь она помогает понять, какие проблемы надо решать в первую очередь. Обычно их делят на категории:
- Критичные (Critical) — ошибки, которые полностью блокируют систему или угрожают безопасности (например, утечка данных или сбой в системе).
- Высокий приоритет (High) — ошибки, которые нужно исправить как можно скорее, поскольку они влияют на использование продукта (например, проблемы с доступом).
- Средний приоритет (Medium) — не блокируют работу, но ухудшают пользовательский опыт (например, проблемы с интерфейсом).
- Низкий приоритет (Low) — незначительные баги, которые не значительно влияют на работу системы.
Приоритизация помогает команде быстро адаптироваться и перенастроиться в зависимости от условий, перераспределяя ресурсы на решение более актуальных задач. Это способствует эффективному управлению проектом, снижению рисков и соблюдению сроков.
Приоритеты расставлены, а результаты всё равно не удовлетворяют?
Возможно, ты совершаешь одну из этих ошибок:
- Только срочные задачи получают внимание.
Когда все решения принимаются только на основе срочности, легко застрять в круговороте задач, которые требуют немедленного выполнения, но не имеют большого значения для конечного результата. Это отнимает время от дел, влияющих на долгосрочный успех.
- Не учитываешь взаимосвязи между задачами.
Задачи обычно тесно связаны между собой, и игнорирование этих связей может затормозить весь процесс решения. Например, если задача, от которой зависит другая, будет иметь низкий приоритет, это замедлит выполнение всего проекта.
- Перегружаешься задачами.
Попытки сделать как можно больше за короткий срок часто приводят к перегрузке. Когда ты не даёшь себе времени на отдых, концентрация и качество работы падают.
- Игнорируешь отзывы пользователей.
Иногда пользователи дают ясно понять, на что в первую очередь обратить внимание. Если игнорировать их мнение, это может привести к недовольству и даже потере клиентов.
- Устанавливаешь нереалистичные сроки.
Например, ты решаешь, что задача простая и займет у тебя не более часа. В ходе выполнения понимаешь, что дела обстоят сложнее, и на решение у тебя уйдёт больше времени. Как итог, остальные задачи остаются без должного внимания.
Как этого избежать?
- Оценивай задачи не только по срочности, но и по их значимости для общего результата. Регулярно пересматривай приоритеты, чтобы они соответствовали долгосрочной стратегии.
- Учитывай взаимосвязь между задачами, расставляй их в правильном порядке.
- Делегируй задачи и не перегружай себя. Работай качественно, а не количественно.
- Слушай обратную связь от пользователей и команды.
- Закладывай больше времени на задачи, чтобы избежать ненужного стресса и сорванных дедлайнов.
Правильная приоритизация пригодится не только в работе, но и в жизни. Она помогает фокусироваться на важном, отслеживать прогресс и не теряться в ворохе дел и задач.
Кстати, в нашем ТГ-канале мы рассказываем и о других навыках, полезных для работы в IT 😉